Zo zet je een AI-telefoonassistent op: in een paar stappen live

Je zet in vijf stappen een AI-telefoonassistent op: maak een account aan, bouw de assistent, test deze in de browser, koppel een telefoonnummer en sluit tot slot je agenda, CRM en de doorschakeling naar je team aan. Voor de eerste test heb je geen telefoonnummer nodig, omdat chat en web-gesprekken direct in de browser werken.

Deze gids leidt je door elke stap en laat zien waar de configuratie meestal vastloopt. Als je wilt weten wat een AI-receptionist is en wat deze kan, begin dan bij onze overzichtspagina. Dit artikel gaat uitsluitend over het opzetten ervan.

Wat je nodig hebt voordat je begint

Je kunt direct aan de slag. Het gaat echter sneller als je eerst een paar dingen verzamelt:

• Informatie over je bedrijf: openingstijden, diensten, adres, routebeschrijving en de vragen die bellers steeds opnieuw stellen.
• Veelvoorkomende verzoeken: Wat moet de assistent zelfstandig oplossen, wat moet deze noteren en wanneer moet de assistent doorverbinden naar een persoon?
• Agenda: Als de assistent afspraken moet inplannen, bepaal dan welke agenda of boekingstool je wilt gebruiken.
• Telefoonnummer: Wil je een nieuw nummer, of behoud je je huidige nummer en schakel je dit door?
• Contactpersonen voor doorverbinden: Naar welke nummers moet de assistent doorverbinden als een gesprek dringend is?

De vijf stappen in vogelvlucht

1. Maak een gratis account aan
2. Bouw de assistent: begroeting, instructies, kennis
3. Test in de browser: eerst chat, daarna web-gesprek
4. Koppel een telefoonnummer: koop er een, schakel je eigen nummer door of koppel via SIP
5. Koppel agenda, CRM en doorverbinden naar je team

Stap 1: Maak een gratis account aan

Meld je aan voor een gratis account. Je hebt geen creditcard nodig. Na het aanmelden kom je in het dashboard en kun je direct je eerste assistent aanmaken.

Stap 2: Bouw de assistent

Open Assistants en selecteer New Assistant. Je hebt verschillende manieren om te beginnen:

• Beschrijf de taak: Schrijf een paar zinnen over wat de assistent moet doen. De AI-copiloot Milian vraagt naar alles wat nog ontbreekt en bouwt de assistent samen met jou op.
• Start met een rol: bijvoorbeeld Receptionist, Afsprakenplanner of Klantenservice. Elke rol laat zien wat je samen gaat instellen.
• Lege assistent: Je configureert alles zelf.

Voor de meeste eerste assistenten is een enkele prompt voldoende: vrije gesprekken op basis van één set instructies. Als je vaste paden met vertakkingen, gegevensverzameling en doorverbinden nodig hebt, gebruik dan de visuele Flow Builder.

Begroeting en instructies

De begroeting is de eerste zin die bellers horen. Houd het kort: bedrijfsnaam, naam van de assistent, een open vraag. Je vindt ideeën in onze sjablonen voor begroetingsscripts.

In de instructies beschrijf je de rol, toon en beperkingen. Een goed begin omvat wie de assistent is, welke vragen deze beantwoordt, hoe kort de antwoorden moeten zijn, wat er gebeurt als iemand een afspraak wil, en dat de assistent nooit dingen mag verzinnen. De documentatie bevat kant-en-klare voorbeeldprompts, bijvoorbeeld voor een receptionist, eerstelijns support en een intelligente voicemail.

Kennisbank

Om vragen over je bedrijf correct te beantwoorden, heeft de assistent kennis nodig: documenten, veelgestelde vragen of inhoud van je website. De assistent zoekt dit tijdens het gesprek op in plaats van te gokken. Hoe duidelijker je inhoud, hoe beter de antwoorden.

Stem en taal

De standaardinstellingen werken goed om mee te beginnen. Je kunt later stemmen beluisteren en wisselen in de bibliotheek. Als je bellers verschillende talen spreken, stel die talen dan in bij de assistent-instellingen.

Stap 3: Test in de browser

Voordat er een echt nummer aan te pas komt, test je direct in de assistent via Test:

• Chat: een test zonder audio. Dit is de snelste manier om de formulering en logica goed te krijgen.
• Web-gesprek: een echt stemgesprek in de browser, zonder telefoonnummer. Hier hoor je de timing, pauzes en hoe de assistent omgaat met onderbrekingen.

Chat en web-gesprekken gebruiken dezelfde logica als echte telefoongesprekken. Loop door de typische verzoeken van je klanten en ook een paar lastige: vage vragen, onderwerpwisselingen, iemand die direct een mens wil spreken. Pas de instructies aan totdat de antwoorden goed zijn.

Probeer het zelf: Start gratis en bel je eerste assistent in de browser. Liever een rondleiding? Boek een demo.

Stap 4: Koppel een telefoonnummer

Zodra chat en web-gesprek goed klinken, koppel je een echt nummer. Er zijn drie manieren om dit te doen.

Koop een nummer en wijs de assistent toe

Onder Settings → Numbers → Add a number → Buy a number kies je een land en een nummer. Wijs dit vervolgens toe aan je assistent. Vanaf dat moment beantwoordt deze inkomende gesprekken. Sommige landen en nummertypes vereisen eerst een identiteitsverificatie; de aankooppagina vertelt je wanneer dit nodig is. De details staan in de documentatie over telefoonnummers.

Behoud je eigen nummer: doorschakelen of SIP-trunk

Wil je het nummer behouden dat je klanten kennen? Schakel dan gesprekken door naar je Famulor-nummer. Er zijn twee opties:

• Onvoorwaardelijk: Elk gesprek gaat direct naar de assistent.
• Voorwaardelijk: Alleen gesprekken die je niet beantwoordt (bezet, onbereikbaar, geen gehoor) gaan naar de assistent. Je telefoon gaat eerst over.

Op een iPhone vind je doorschakelen onder Instellingen → Telefoon → Doorschakelen. Op Android staat dit meestal in de Telefoon-app onder Instellingen → Gesprekken → Doorschakelen, met kleine verschillen per fabrikant. Voor de voorwaardelijke opties gebruik je de codes van je provider. Alle stappen staan in de handleiding voor doorschakelen in de documentatie, en worden in detail uitgelegd in onze handleiding voor doorschakelen op de blog.

Als je nummers bij een SIP-provider of in een telefooncentrale staan, kun je in plaats daarvan je eigen SIP-trunk koppelen.

Nummers bij een provider: carrier import

Als je al nummers hebt bij een ondersteunde provider, importeer ze dan via carrier import. Het nummer blijft bij je provider en wordt gekoppeld aan je assistent.

Stap 5: Koppel agenda, CRM en doorverbinden

Nu maak je de assistent echt nuttig.

• Afspraken boeken: Koppel een boekingstool zoals Cal.com, Calendly, Acuity Scheduling, eTermin, HighLevel of meetergo, of gebruik de ingebouwde boekingsagenda. Tijdens het gesprek controleert de assistent open plekken, stelt geschikte tijden voor en boekt de tijd die de beller kiest. Google Calendar, Outlook, CalDAV en ICS-feeds koppelen met de ingebouwde agenda: hun bezette tijden worden uit de aangeboden slots gehaald. Meer in de documentatie over agendaboekingen.
• CRM: Met automatiseringen schrijf je gespreksresultaten na het gesprek in je CRM, bijvoorbeeld als notitie of contactupdate.
• Doorverbinden naar mensen: Met doorverbinden verbindt de assistent de beller door naar een nummer dat jij kiest. Bij een warme overdracht praat de assistent eerst je collega bij. Als niemand opneemt, kan de assistent automatisch opnieuw proberen; zie automatische pogingen bij warme overdracht. Alle opties staan vermeld onder ingebouwde tools.

Beschrijf in de prompt precies wanneer de assistent moet doorverbinden. Hoe nauwkeuriger de voorwaarde, hoe betrouwbaarder het werkt.

Veelgemaakte instelfouten

• Geverifieerde beller-ID verwarren met een telefoonnummer: Een beller-ID die je verifieert voor uitgaande gesprekken wordt alleen weergegeven. Gesprekken hiernaartoe bereiken de assistent niet. Voor inkomende gesprekken heb je een nummer in je account of doorschakeling nodig.
• Doorschakelen niet testen: Bel na het instellen vanaf een andere telefoon. Alleen dan weet je zeker dat het doorschakelen werkt.
• Antwoorden die te lang zijn: Lange alinea's zijn vermoeiend aan de telefoon. Vertel de assistent om antwoorden kort te houden.
• Geen duidelijke regel voor doorverbinden: Zonder voorwaarde weet de assistent niet wanneer deze moet doorverbinden.
• Ontbrekende kennis: Zonder informatie over je bedrijf kan de assistent niet veel beantwoorden. Voeg openingstijden, diensten en veelgestelde vragen toe.
• Geen test voor livegang: Doe na chat en web-gesprek een echte testoproep naar het nummer voordat je het publiceert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het instellen?

Je kunt snel een eerste assistent bouwen en testen in de browser, en daar heb je geen telefoonnummer voor nodig. Hoe lang het duurt om live te gaan hangt af van hoeveel kennis, hoeveel integraties en welke doorverbindopties je instelt. Plan tijd in om te testen met echte verzoeken.

Kan ik mijn telefoonnummer behouden?

Ja. Je schakelt je bestaande nummer door naar je Famulor-nummer, ofwel altijd of alleen als je niet opneemt. Als alternatief kun je je nummers via SIP-trunk koppelen of importeren van een ondersteunde provider. Je klanten blijven het nummer bellen dat ze kennen.

Heb ik een creditcard nodig?

Nee. Je start gratis en zonder creditcard. Zo kun je de assistent testen via chat en web-gesprek voordat je een abonnement kiest. Je vindt de huidige abonnementen op de prijspagina.

Kan de AI gesprekken doorverbinden naar mijn team?

Ja. De assistent verbindt door naar een nummer dat jij instelt, direct of als warme overdracht met een korte briefing. Als niemand opneemt, kan de assistent automatisch opnieuw proberen. Je definieert in de prompt wanneer de assistent moet doorverbinden.

Welke talen spreekt de assistent?

Famulor ondersteunt 120 talen. Je stelt de taal van de assistent in en kunt er meer toevoegen zodat deze tijdens een gesprek kan schakelen. Naast de telefoon kun je klanten bereiken op 22 kanalen, waaronder WhatsApp, sms en e-mail.

Conclusie

Het opzetten van een AI-telefoonassistent is geen groot IT-project. Je bouwt de assistent, test deze in de browser, koppelt een nummer of schakelt je bestaande nummer door, en koppelt vervolgens je agenda, CRM en doorverbindopties. Begin klein met je meest voorkomende verzoeken en breid stap voor stap uit.

Start nu gratis of boek een demo.