Cómo configurar un asistente telefónico con IA: en directo en pocos pasos

Configurar un asistente telefónico con IA consta de cinco pasos: crear una cuenta, diseñar el asistente, probarlo en el navegador, conectar un número de teléfono y, por último, vincular tu calendario, CRM y las transferencias a tu equipo. No necesitas un número de teléfono para la primera prueba, ya que el chat y las llamadas web funcionan directamente en el navegador.

Esta guía te acompaña en cada paso y te muestra dónde suelen surgir los problemas de configuración. Si quieres saber qué es un recepcionista con IA y qué puede hacer, empieza por nuestra página de resumen. Este artículo se centra exclusivamente en cómo configurarlo.

Qué necesitas antes de empezar

Puedes empezar de inmediato. No obstante, todo irá más rápido si recopilas primero algunos elementos:

• Información sobre tu negocio: horario de apertura, servicios, dirección, indicaciones y las preguntas que los clientes hacen una y otra vez.
• Solicitudes comunes: ¿Qué debe resolver el asistente por sí solo, qué debe anotar y cuándo debe transferir la llamada a una persona?
• Calendario: Si el asistente debe reservar citas, decide qué calendario o herramienta de reserva utilizar.
• Número de teléfono: ¿Quieres un número nuevo o prefieres mantener el actual y desviarlo?
• Contactos para transferencias: ¿A qué números debe transferir el asistente cuando una llamada es urgente?

Los cinco pasos de un vistazo

1. Crear una cuenta gratuita
2. Diseñar el asistente: saludo, instrucciones, conocimientos
3. Probar en el navegador: primero chat, luego llamada web
4. Conectar un número de teléfono: comprar uno, desviar el tuyo o conectar mediante SIP
5. Conectar calendario, CRM y transferencias a tu equipo

Paso 1: Crear una cuenta gratuita

Regístrate para obtener una cuenta gratuita. No necesitas tarjeta de crédito. Tras registrarte, accederás al panel de control y podrás crear tu primer asistente al instante.

Paso 2: Diseñar el asistente

Abre Asistentes y selecciona Nuevo asistente. Tienes varias formas de empezar:

• Describe el trabajo: Escribe unas frases sobre lo que debe hacer el asistente. El copiloto de IA Milian te preguntará por cualquier detalle que falte y creará el asistente contigo.
• Empezar con un rol: por ejemplo, Recepcionista, Gestor de citas o Atención al cliente. Cada rol muestra lo que configuraréis juntos.
• Asistente en blanco: Tú lo configuras todo desde cero.

Para la mayoría de los primeros asistentes, basta con un prompt único: conversaciones de formato libre basadas en un conjunto de instrucciones. Si necesitas rutas fijas con ramificaciones, recopilación de datos y transferencias, utiliza el Flow Builder visual.

Saludo e instrucciones

El saludo es la primera frase que escuchan los clientes. Sé breve: nombre del negocio, nombre del asistente y una pregunta abierta. Encontrarás ideas en nuestras plantillas de guiones de saludo.

En las instrucciones, describe el rol, el tono y los límites. Un buen comienzo cubre quién es el asistente, qué preguntas responde, qué brevedad deben tener sus respuestas, qué ocurre cuando alguien quiere una cita y que nunca debe inventar información. La documentación incluye ejemplos de prompts listos para usar, por ejemplo, para un recepcionista, soporte de primer nivel y un buzón de voz inteligente.

Base de conocimientos

Para responder correctamente a las preguntas sobre tu negocio, el asistente necesita conocimientos: documentos, preguntas frecuentes o contenido de tu sitio web. Consultará esta información durante la llamada en lugar de adivinar. Cuanto más claro sea tu contenido, mejores serán las respuestas.

Voz e idioma

La configuración predeterminada funciona bien para empezar. Puedes previsualizar y cambiar las voces en la biblioteca más adelante. Si tus clientes hablan diferentes idiomas, configúralos en los ajustes del asistente.

Paso 3: Probar en el navegador

Antes de que entre en juego un número real, prueba directamente en el asistente mediante Probar:

• Chat: una prueba solo de texto sin audio. Es la forma más rápida de ajustar la redacción y la lógica.
• Llamada web: una conversación de voz real en el navegador, sin necesidad de número de teléfono. Aquí escucharás el ritmo, las pausas y cómo gestiona el asistente las interrupciones.

El chat y la llamada web utilizan la misma lógica que las llamadas telefónicas reales. Repasa las solicitudes típicas de tus clientes y también algunas difíciles: preguntas vagas, cambios de tema, alguien que quiere hablar con un humano de inmediato. Ajusta las instrucciones hasta que las respuestas sean precisas.

Pruébalo tú mismo: Empieza gratis y llama a tu primer asistente en el navegador. ¿Prefieres una visita guiada? Reserva una demo.

Paso 4: Conectar un número de teléfono

Una vez que el chat y la llamada web suenen bien, conecta un número real. Hay tres formas de hacerlo.

Comprar un número y asignar el asistente

En Ajustes → Números → Añadir un número → Comprar un número, elige un país y un número. Luego asígnalo a tu asistente. A partir de ese momento, responderá a las llamadas entrantes. Algunos países y tipos de número requieren una verificación de identidad previa; la página de compra te indicará cuándo. Los detalles están en la documentación sobre números de teléfono.

Mantener tu propio número: desvío de llamadas o enlace SIP

¿Quieres conservar el número que conocen tus clientes? Entonces desvía las llamadas a tu número de Famulor. Hay dos opciones:

• Incondicional: Todas las llamadas van directamente al asistente.
• Condicional: Solo las llamadas que no contestas (ocupado, inalcanzable, sin respuesta) van al asistente. Tu teléfono suena primero.

En un iPhone, encontrarás el desvío en Ajustes → Teléfono → Desvío de llamadas. En Android, suele estar en la aplicación Teléfono, en Ajustes → Llamadas → Desvío de llamadas, con ligeras diferencias según el fabricante. Para las opciones condicionales, utiliza los códigos de tu operador. Todos los pasos están en la guía de desvío de llamadas de la documentación y explicados en detalle en nuestra guía de desvío de llamadas del blog.

Si tus números están con un proveedor SIP o en un sistema telefónico, puedes conectar tu propio enlace SIP.

Números con un operador: importación de operador

Si ya tienes números con un operador compatible, impórtalos mediante importación de operador. El número permanece con tu proveedor y se conecta a tu asistente.

Paso 5: Conectar calendario, CRM y transferencias

Ahora harás que el asistente sea realmente útil.

• Reserva de citas: Conecta una herramienta de reserva como Cal.com, Calendly, Acuity Scheduling, eTermin, HighLevel o meetergo, o utiliza el calendario de reservas integrado. Durante la llamada, el asistente comprueba los huecos disponibles, ofrece horarios adecuados y reserva el que elija el cliente. Google Calendar, Outlook, CalDAV y las fuentes ICS se conectan al calendario integrado: sus horarios ocupados se descuentan de los huecos que ofrece. Más información en la documentación sobre reserva de calendario.
• CRM: Con las automatizaciones, puedes escribir los resultados de las llamadas en tu CRM después de la conversación, por ejemplo, como una nota o una actualización de contacto.
• Transferencia a personas: Con la transferencia de llamadas, el asistente conecta al interlocutor con un número que tú elijas. Con una transferencia asistida, informa primero a tu compañero. Si nadie responde, puede volver a intentarlo automáticamente; consulta reintentos automáticos de transferencia asistida. Todas las opciones aparecen en herramientas integradas.

Describe en el prompt exactamente cuándo debe transferir el asistente. Cuanto más precisa sea la condición, más fiable será el funcionamiento.

Errores de configuración comunes

• Confundir un identificador de llamadas verificado con un número de teléfono: Un identificador de llamadas que verificas para llamadas salientes solo se muestra. Las llamadas a ese número no llegan al asistente. Para llamadas entrantes necesitas un número en tu cuenta o un desvío de llamadas.
• No probar el desvío: Después de configurarlo, llama desde otro teléfono. Solo así sabrás que el desvío funciona.
• Respuestas demasiado largas: Los párrafos largos cansan al teléfono. Dile al asistente que mantenga las respuestas breves.
• Sin una regla de transferencia clara: Sin una condición, el asistente no sabe cuándo transferir.
• Falta de conocimientos: Sin información sobre tu negocio, el asistente no puede responder mucho. Añade horarios, servicios y preguntas frecuentes.
• No realizar pruebas antes de publicar: Después del chat y la llamada web, haz una llamada de prueba real al número antes de publicarlo.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo lleva la configuración?

Puedes diseñar y probar un primer asistente en el navegador rápidamente, y no necesitas un número de teléfono para ello. El tiempo que se tarda en estar operativo depende de la cantidad de conocimientos, el número de integraciones y las transferencias que configures. Planifica tiempo para realizar pruebas con solicitudes reales.

¿Puedo mantener mi número de teléfono?

Sí. Desvías tu número actual a tu número de Famulor, ya sea siempre o solo cuando no contestes. Alternativamente, puedes conectar tus números mediante enlace SIP o importarlos desde un operador compatible. Tus clientes seguirán marcando el número que conocen.

¿Necesito una tarjeta de crédito?

No. Empiezas gratis y sin tarjeta de crédito. De esta forma, puedes probar el asistente mediante chat y llamada web antes de elegir un plan. Encontrarás los planes actuales en la página de precios.

¿Puede la IA transferir llamadas a mi equipo?

Sí. El asistente transfiere a un número que tú establezcas, ya sea directamente o como una transferencia asistida con un breve resumen. Si nadie responde, puede volver a intentarlo automáticamente. Tú defines en el prompt cuándo debe transferir.

¿Qué idiomas habla el asistente?

Famulor admite 120 idiomas. Configuras el idioma del asistente y puedes añadir más para que pueda cambiar durante una llamada. Además del teléfono, puedes llegar a los clientes en 22 canales, incluidos WhatsApp, SMS y correo electrónico.

Conclusión

Configurar un asistente telefónico con IA no es un gran proyecto informático. Diseñas el asistente, lo pruebas en el navegador, conectas un número o desvías el tuyo, y luego vinculas tu calendario, CRM y transferencias. Empieza poco a poco con tus solicitudes más comunes y amplía paso a paso.

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