Koppel Smoobu aan Famulor: Bouw een AI-voice-boekingsagent

Iedereen die kortstondige verhuur via Smoobu beheert, kent het patroon: er komen de hele dag door telefoontjes binnen - vragen over beschikbaarheid, last-minute boekingen, statusvragen over bestaande reserveringen. Een AI-voice-agent die direct met de Smoobu-API praat, dicht dit gat. Hij controleert live de beschikbaarheid, maakt reserveringen aan, beantwoordt vragen over bevestigde boekingen en verstuurt op verzoek berichten naar gasten - allemaal in één gesprek, zonder dat er een mens aan de balie nodig is.

Deze gids laat zien hoe je in minder dan een uur een werkende Smoobu-voice-agent opzet met behulp van Famulor's no-code voice AI-platform. Je leert welke Smoobu-endpoints van belang zijn, hoe je Famulor mid-call tools in het dashboard instelt en wanneer je de agent in de systeem-prompt moet instrueren om die tools op het juiste moment aan te roepen. Dezelfde agent draait daarna op telefoon, webchat en WhatsApp vanuit dezelfde configuratie.

Wat Smoobu is en waarom het een perfect anker is voor voice AI

Smoobu is een in Berlijn gevestigd property management-systeem voor kortstondige verhuur, boetiekhotels en serviced apartments. Het synchroniseert boekingen van Airbnb, Booking.com, Vrbo en je eigen website voor directe boekingen in één centrale kalender. Wat Smoobu bijzonder aantrekkelijk maakt voor voice AI: een volledig gedocumenteerde REST-API met OAuth- en API-key-authenticatie, een limiet van 1.000 verzoeken per minuut en endpoints die naadloos aansluiten op de vragen die bellers daadwerkelijk aan de telefoon stellen.

De typische intenties van bellers die een voice-agent via de Smoobu-API kan afhandelen: beschikbaarheid checken voor een datumbereik, een prijs opvragen, een boeking maken, de status van een bestaande reservering opzoeken, een bericht naar de gast sturen. Elk van deze acties komt overeen met een gedocumenteerd Smoobu-endpoint - precies de use-case waar de mid-call tool-architectuur van Famulor voor is gebouwd.

Hoe mid-call tools werken in Famulor

Famulor maakt onderscheid tussen statische kennis (pdf's, URL's, FAQ) en dynamische mid-call tools. Mid-call tools zijn HTTP-aanroepen die de AI-agent in real-time uitvoert tijdens een gesprek. De agent haalt de benodigde parameters uit het gesprek, roept het geconfigureerde endpoint aan, wacht op de JSON-respons en beantwoordt de beller met de live data.

Concreet wordt een mid-call tool aangemaakt via de API op POST /api/user/tools of - wat veel gebruikelijker is - direct in het Famulor-dashboard onder Mid Call Tools. Voor elke tool definieer je:

• naam: snake_case-identifier (bijv. check_smoobu_availability) waarnaar de agent intern verwijst.

• beschrijving: maximaal 255 tekens die beschrijven wanneer het model deze tool moet gebruiken (bijv. "wanneer de beller vraagt naar beschikbaarheid voor een datumbereik").

• endpoint: Smoobu-URL zoals https://login.smoobu.com/booking/checkApartmentAvailability.

• methode: GET, POST, PUT, PATCH of DELETE.

• headers: hier staan Api-Key: YOUR_KEY en Content-Type: application/json.

• schema: array van parameters die de AI uit het gesprek haalt. Elk item heeft een naam, een type (string/number/boolean) en een beschrijving die het model helpt de waarde te identificeren.

• timeout: 1-30 seconden, standaard 10 - 8 seconden is een prettige keuze voor Smoobu.

De schema-beschrijvingen zijn geen decoratie. Het zijn de enige signalen die het model gebruikt om een zin van een beller als "van 14 tot 17 mei voor vier personen" om te zetten in gestructureerde velden. Schrijf ze nauwkeurig.

De vijf mid-call tools die je Smoobu-voice-agent nodig heeft

In de praktijk dekken vijf tools 90 procent van de intenties van bellers. De onderstaande tabel vat ze samen:

Optionele add-ons: cancel_smoobu_reservation voor annuleringen en get_smoobu_rates voor het opzoeken van seizoensprijzen. Zelfde schema-patroon.

Stap 1 - haal de Smoobu API-key op

Log in bij Smoobu en ga naar Settings → API. Genereer een persoonlijke API-key - deze sleutel is gekoppeld aan je account. Multi-tenant scenario's gebruiken OAuth 2 als Smoobu Partner; voor een individuele host volstaat de persoonlijke sleutel. Noteer ook je appartement-ID's uit het Smoobu-dashboard, want het beschikbaarheids-endpoint verwacht deze als een array.

Smoobu staat 1.000 verzoeken per minuut toe - veel meer dan zelfs een drukke voice-agent zal gebruiken. Let op de geretourneerde X-RateLimit-*-headers als je ook parallelle uitgaande campagnes uitvoert met dezelfde sleutel.

Stap 2 - maak je eerste tool "check_smoobu_availability" aan

Open in het Famulor-dashboard Mid Call Tools en klik op "New Tool". Vul in:

• Naam: check_smoobu_availability

• Beschrijving: "Controleert Smoobu-beschikbaarheid voor de gevraagde data en appartementen. Alleen aanroepen nadat de beller de aankomstdatum, vertrekdatum en het aantal gasten heeft genoemd."

• Endpoint: https://login.smoobu.com/booking/checkApartmentAvailability

• Methode: POST

• Headers: Api-Key: YOUR_SMOOBU_KEY, Content-Type: application/json

• Schema:

  • arrival_date (string) - "Aankomstdatum in jjjj-mm-dd formaat, geëxtraheerd uit de spraak van de beller"

  • departure_date (string) - "Vertrekdatum in jjjj-mm-dd formaat"

  • guests (number) - "Aantal personen dat verblijft"

Sla op en je bent klaar. Tijdens het gesprek stelt het model de JSON-payload samen uit de waarden die de beller heeft verstrekt. Famulor koppelt de schema-namen aan de exacte Smoobu-velden (arrivalDate, departureDate, guests); je kunt ook de Smoobu camelCase-namen direct in je tool-definitie gebruiken.

Stap 3 - voeg de boekings- en opzoektools toe

De belangrijkste tool is create_smoobu_booking. Smoobu vereist velden zoals arrivalDate, departureDate, apartmentId en channelId, plus contactgegevens voor elke serieuze boeking. Zorg dat de beschrijving het model expliciet vertelt om deze tool alleen na bevestiging van alle vereiste velden aan te roepen - anders heeft het model de neiging om te optimistisch te handelen.

Voorbeeld van beschrijving: "Maakt een Smoobu-reservering aan. Alleen aanroepen nadat check_smoobu_availability is geslaagd EN de beller voornaam, achternaam, e-mail, telefoonnummer en gekozen appartement-ID heeft verstrekt. Herhaal de gegevens aan de beller en vraag om expliciete bevestiging voordat je de tool aanroept."

De tweede must-have is get_smoobu_booking voor inkomende vragen over bestaande reserveringen. Wanneer een beller zegt "Ik heb al geboekt, maar ik kan mijn reserveringsnummer niet vinden", kan de agent een e-mail- of boekingscode-opzoekopdracht uitvoeren en reageren met live data.

Stap 4 - schrijf een systeem-prompt die de juiste tool activeert

Dit is waar de meeste teams steken laten vallen. De systeem-prompt moet het model precies vertellen wanneer een tool moet worden geactiveerd - anders beslist het model op instinct en roept het of te vroeg, te laat of helemaal niet aan. Een betrouwbare structuur:

1. Identiteit en toon. "Je bent Hannah, virtuele assistent voor Black Forest Holiday Apartments. Spreek kort, vriendelijk en in eenvoudig Engels."

2. Domeinregels. Welke appartementen? Welke seizoensregels? Welke FAQ-context staat in de kennisbank?

3. Regels voor toolgebruik. Specificeer ze allemaal:

   • "Wanneer de beller vraagt naar beschikbaarheid of prijs, roep check_smoobu_availability aan zodra aankomst, vertrek en aantal gasten bekend zijn."

   • "Wanneer de beller definitief wil boeken, verzamel alle vereiste velden (voornaam, achternaam, e-mail, telefoon, doel-appartement), herhaal ze, krijg expliciete bevestiging en roep dan create_smoobu_booking aan."

   • "Wanneer de beller een bestaande reservering noemt en een ID verstrekt, roep get_smoobu_booking aan en lees de relevante velden voor."

   • "Wanneer de beller bevestiging per e-mail of WhatsApp wil, roep na een succesvolle boeking send_smoobu_message aan."

4. Escalatieregels. Wanneer doorverbinden naar een mens - meestal voor klachten, speciale verzoeken of elk expliciet verzoek om een mens te spreken.

Deze expliciete tool-begeleiding maakt het verschil tussen een agent die betrouwbaar boekt en een agent die hallucineert. Gebruik dezelfde trigger-zinnen per tool zodat het model het patroon consistent herkent.

Stap 5 - multi-channel: telefoon, webchat, WhatsApp

Een van de sterke punten van Famulor: dezelfde agent met dezelfde mid-call tools draait op elk kanaal. Een beller die je niet telefonisch kan bereiken, stuurt een WhatsApp; de agent antwoordt met identieke logica en boekt in dezelfde Smoobu-kalender. De webchat-widget op je eigen boekingssite gebruikt dezelfde tools, waardoor elk paginabezoek verandert in een echte boeking in plaats van een doolhof van contactformulieren.

Per kanaal kun je het gedrag finetunen: kortere antwoorden aan de telefoon, lijst-rijke antwoorden in de chat, bevestigingslinks in WhatsApp. Famulor regelt de routeringslogica; jij past alleen de toon per kanaal aan - de Smoobu-integratie blijft identiek. Voor achtergrondinformatie over de multi-channel architectuur, zie de omnichannel flow builder-handleiding.

Voorbeeld: gesprek van 90 seconden, één bevestigde boeking

Dit is hoe een echt gesprek eruitziet bij een typisch vakantieverblijf op het platteland:

Beller: Hallo, hebben jullie iets vrij van 22 tot 25 mei voor twee volwassenen en één kind?
Agent: Een moment, ik kijk het even na. (roept check_smoobu_availability aan met aankomst 2026-05-22, vertrek 2026-05-25, gasten 3)
Agent: Ik heb twee appartementen beschikbaar - Studio Talblick voor 348 euro en Bergwiese voor 420 euro, beide inclusief eindschoonmaak.
Beller: We nemen de studio.
Agent: Fijn. Mag ik uw voor- en achternaam, een e-mailadres en een telefoonnummer? (verzamelt gegevens)
Agent: Ter bevestiging: familie Berger, 22 tot 25 mei, Studio Talblick voor 348 euro, e-mail b@example.com. Zal ik dat definitief boeken?
Beller: Ja, graag.
Agent: (roept create_smoobu_booking aan, ID 9241 geretourneerd) Geboekt, bevestigingsnummer 9241. Zal ik u de bevestiging per mail en WhatsApp sturen?
Beller: Beide, graag.
Agent: (roept send_smoobu_message aan) Klaar, de e-mail komt binnen enkele minuten aan.

90 seconden, één bevestigde boeking, één tevreden gast - geen mens aan de balie nodig. Dezelfde ervaring werkt ook op zondagavond om 22:00 uur.

Wat de setup kost

Smoobu's API-toegang is inbegrepen in de professionele Smoobu-abonnementen, geen extra API-kosten. Aan de kant van Famulor betaal je een maandelijks platformbedrag plus kosten per belminuut, afhankelijk van voice en model - de tarieven zijn transparant op de Famulor-prijspagina. Voor een host die 50 tot 200 gesprekken per maand voert, liggen de totale maandelijkse kosten ruim onder de helft van het uurloon van een parttime receptionist. Een bevestigde directe boeking via je eigen nummer voorkomt ook de 15-20 procent commissie die een OTA zoals Airbnb of Booking.com in rekening brengt.

Beveiliging, AVG en best practices

Drie zaken zijn niet onderhandelbaar in de context van EU-hosts:

Bescherming van de API-key. De Smoobu-sleutel hoort in de Famulor-header en nergens anders. Famulor host de tool-configuratie in de EU, de sleutel is versleuteld in rust en verschijnt nooit in gespreksverslagen. Roteer de sleutel elke 6-12 maanden.

Bevestiging vóór boeking. Bouw de expliciete bevestiging in de gesprekslogica in. "Zal ik dat definitief boeken?" is niet optioneel - sla je dit over, dan zal het model uiteindelijk "Ik was alleen aan het vragen" veranderen in een echte reservering.

AVG en opnames. Bellers worden aan het begin van het gesprek op de hoogte gesteld van de opname. Smoobu slaat boekingsgegevens al AVG-compliant op, Famulor levert een verwerkersovereenkomst (DPA) en EU-hosting. De gecombineerde setup voldoet aan de standaardvereisten zonder extra engineering. Achtergrondinformatie over telefonie-compliance vind je op de SIP-trunking woordenlijstpagina en in de compliance-sectie van Famulor.

Extensies die later het overwegen waard zijn

Zodra de basis-agent draait, leveren drie extensies grote waarde op. Ten eerste, uitgaande campagnes voor aanvragen die niet tot een boeking leidden - de agent belt geïnteresseerde gasten die een formulier hebben ingevuld. Ten tweede, automatische pre-stay gesprekken drie dagen voor aankomst met incheckinformatie en upsells voor extra's. Ten derde, post-stay gesprekken om een korte beoordeling te verzamelen en de antwoorden in de gasten-CRM te pushen.

Alle drie hergebruiken dezelfde Smoobu-toolcollectie plus extra uitgaande logica in Famulor. Een blik op de Famulor-integratiemap laat zien hoe CRM-, mail- en kalendertools in elkaar grijpen om de stack compleet te maken.

Conclusie: API plus voice AI geeft je een echte 24/7 collega

Smoobu beheert de accommodatie. Famulor beheert het gesprek. Koppel de twee via mid-call tools en je hebt een agent die in real-time antwoordt, definitief boekt en de PMS-data consistent houdt. De setup duurt ongeveer een uur - als je tool-beschrijvingen en systeem-prompt helder zijn, valt de rest op zijn plek. Famulor is hier de eerste keuze omdat EU-hosting, transparante prijsstelling per minuut, een no-code builder en een toegewijd mid-call tools-endpoint standaard aanwezig zijn in plaats van dat ze uit onderdelen van derden moeten worden samengesteld.

FAQ

Welke Smoobu-abonnementen ondersteunen de API?

API-toegang is beschikbaar in de professionele Smoobu-abonnementen. Vind de persoonlijke API-key onder Settings → API. OAuth 2 is gereserveerd voor officiële Smoobu Partners.

Heb ik technische vaardigheden nodig om dit op te zetten?

Nee. Mid-call tools worden geconfigureerd in het Famulor-dashboard via een formulier - geen code nodig. Je voert endpoint, methode, headers en schema in, en Famulor regelt de runtime-aanroep.

Hoe voorkom ik dubbele boekingen?

Smoobu is de enige bron van waarheid die alle kanalen synchroniseert. Zolang elke voice-agent alleen via Smoobu schrijft, kunnen dubbele boekingen niet voorkomen. De belangrijkste regel: geen parallelle directe schrijftoegang vanuit andere systemen.

Kan de agent seizoensgebonden prijsregels toepassen?

Ja. Smoobu retourneert automatisch prijzen en beperkingen wanneer het beschikbaarheids-endpoint wordt aangeroepen. De agent leest precies voor wat Smoobu voor dat bereik heeft berekend, inclusief minimale verblijfsduur en beperkingen voor aankomstdagen.

Wat gebeurt er als de Smoobu-API een korte storing heeft?

Famulor mid-call tools hebben een configureerbare timeout (1-30 seconden). Als de aanroep mislukt, kan de agent zijn excuses aanbieden, een terugbelverzoek inplannen en het verzoek als taak in je CRM of als e-mail naar je toe sturen.

Werkt dit ook voor andere channel managers dan Smoobu?

Ja. Hetzelfde patroon geldt voor Hostaway, Lodgify, Guesty of eigen PMS-systemen, zolang er een REST-API bestaat. Het mid-call tool-endpoint van Famulor is vendor-neutraal.

Welke talen begrijpt de voice-agent?

Famulor ondersteunt meer dan 40 talen met automatische detectie aan het begin van het gesprek. Vooral internationale hosts profiteren hiervan - de agent antwoordt in hetzelfde taalregister als de beller.

Hoe meet ik of de AI meer boekt dan een mens?

Famulor rapporteert per gesprek het transcript, tool-aanroepen, boekings-ID's en resultaten. Je kunt de dagelijkse boekingsconversie vergelijken met je baseline van vóór de AI en de delta direct zien.

Wat is de Smoobu-limiet voor een voice-agent?

Smoobu staat 1.000 verzoeken per minuut per token toe. Zelfs met 50 gelijktijdige gesprekken en 4-5 tool-aanroepen per gesprek, blijf je ruim onder het plafond.